Wer in Deutschland mit einer elektronischen Kasse arbeitet, muss sie gegen Manipulation absichern, Belege ausgeben und sie beim Finanzamt melden. Hier sind die wichtigsten Regeln im Überblick.
Was ist die KassenSichV?
Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) konkretisiert § 146a der Abgabenordnung. Sie legt fest, dass elektronische Aufzeichnungssysteme wie Registrierkassen und Kassensysteme durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein müssen. Ziel ist, dass Umsätze nachträglich nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden können.
Was macht die TSE?
Die TSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Jeder Kassenvorgang wird mit einer Signatur und einem Zeitstempel versehen und revisionssicher gespeichert. Die TSE muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein. Es gibt sie als Hardware-Lösung – etwa als USB-Stick oder Speicherkarte – oder als Cloud-TSE.
Belegausgabepflicht
Für jeden Geschäftsvorfall muss ein Beleg erstellt und dem Kunden angeboten werden – auf Papier oder elektronisch. Der Beleg enthält unter anderem Datum, Uhrzeit, Transaktionsnummer und die Seriennummer der TSE. Kunden müssen den Beleg nicht mitnehmen, der Betrieb muss ihn aber ausgeben.
Meldepflicht beim Finanzamt
Seit dem 1. Januar 2025 müssen elektronische Kassensysteme über ELSTER beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden. Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden. Neu angeschaffte oder außer Betrieb genommene Kassen müssen innerhalb eines Monats gemeldet werden.
Kassennachschau und DSFinV-K
Das Finanzamt kann jederzeit und ohne Vorankündigung eine Kassennachschau durchführen. Dann müssen die Kassendaten in der einheitlichen Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) bereitgestellt werden. Ein gut eingerichtetes System erzeugt diesen Export auf Knopfdruck.
Was passiert bei Verstößen?
Fehlt eine TSE oder ist sie nicht ordnungsgemäß eingesetzt, kann das als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro geahndet werden. Zudem kann das Finanzamt die Buchführung verwerfen und Umsätze schätzen.
Checkliste für Ihren Betrieb
Prüfen Sie, ob Ihre Kasse eine zertifizierte TSE nutzt, ob jeder Bon die TSE-Angaben enthält, ob die Kasse bei ELSTER gemeldet ist und ob Sie den DSFinV-K-Export erstellen können. Bewahren Sie außerdem Bedienungsanleitungen und Programmierprotokolle der Kasse auf.
HinweisDieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für Ihren konkreten Fall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.